メールやお知らせの下書きなら、生成AIに頼んだことがある方は多いはずです。ところが企画や調べもの、資料づくりになると、当たり障りのない答えが返ることがあります。自分でやったほうが早いと感じる方もいるでしょう。

しかし、頼み方を少し変えると、答えは実務に近づきやすくなります。また、決まった型に当てはめれば、異なるケースでも気軽に使いまわしができるようになります。

この記事では、仕事ですぐ使える雛形を10本紹介します。どれも、そのまま貼り付けて【】の部分を書き換えれば使える形です。最後に、これらの雛形を会社全体で使う方法も紹介します。

プロンプトは「役割・目的・条件」で書けば十分

指示文に書くのは、役割、目的、条件の3つです。中小企業向けの生成AI基盤「カチミルス」のFAQでも、精度の高い回答のために、この3つを明記するよう案内しています。

役割は、AIに担ってほしい立場です。「あなたは中小企業の企画と業務改善に詳しいアドバイザーです」のように書きます。目的は、頼みたい仕事そのものです。「テーマについて、実行できそうな案を出してください」が一例です。条件は、守ってほしい決まりを指します。「効果と難しさは、高・中・低の3段階で示してください」のように、文体を指定します。

テーマや目的など、依頼のたびに変わる情報は、【】で囲んだ入力欄にするのが便利です。こうすると、毎回書き換えるのは【】の中だけで、役割や条件を考え直す必要はありません。

雛形は、コピー、書き換え、送信の3ステップで使えます。

  1. 雛形をコピーして、AIの入力欄に貼り付けます。
  2. 入力情報にある、【】の中を、自分の内容に書き換えます。
  3. 送信します。

アイデアを出す・相談する

1. アイデア出しと評価

社内イベントや販促の案を出して比べたいときの指示文です。案ごとの効果と実施の難しさが示されます。

すぐ使えるプロンプト

あなたは中小企業の企画と業務改善に詳しいアドバイザーです。

■目的
下記のテーマについて、実行できそうな案を3つ出してください。各案の「期待できる効果」と「実施の難しさ」を評価し、最後に、さらに精度を上げるために追加で確認したいことを2つ質問してください。

■入力情報
・テーマ:【何についての案がほしいかを入力(例: 社内イベント、販促、業務改善)】
・目的:【達成したいことを入力(例: 部署間の交流を増やしたい)】
・条件:【予算、人数、期間など分かる範囲で入力(例: 予算10万円、30名、来月実施)】

■条件
・最初に、3つの案のうち最も合うと考える案と、その理由を1〜2行で示してください。
・案は3つとし、案ごとに「案の内容」「期待できる効果」「実施の難しさ」を見出し付きの箇条書きで示してください。
・効果と難しさは、高・中・低の3段階で示し、その理由を一言添えてください。
・根拠のない数字や統計は使わないでください。費用は概算の目安にとどめ、〔要確認〕と付けてください。
・最後に、追加で確認したいことを番号付きで2つ質問してください。
・〔要確認〕を付けた箇所があれば、最後に「〔要確認〕の箇所は、ご自身で確かめてください」と一言添えてください。
・【】のまま残っている項目があれば、先にその内容を質問してください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● テーマ: 社内イベント
  • ● 目的: 部署をまたいだ交流を増やし、新入社員が相談しやすくしたい
  • ● 条件: 予算10万円以内、参加者は約30名、来月中に半日で実施

2. ネーミング・キャッチコピー案

商品や企画の名前、キャッチコピーの候補がほしいときの指示文です。名前とキャッチコピーが8案前後ずつ、狙いの一言つきで出ます。

すぐ使えるプロンプト

あなたは商品名やキャッチコピーの考案に詳しい、中小企業向けのコピーライターです。

■目的
下記の対象について、名前またはキャッチコピーの候補を複数出してください。候補ごとに、その案の狙いを一言添えてください。

■入力情報
・何を考えたいか:【名前、キャッチコピー、両方のいずれかを入力】
・対象:【商品、サービス、企画の内容を入力(例: 冷凍の手作り惣菜セット)】
・伝えたい特徴:【強みや特徴を入力(例: 国産野菜を使用、温めるだけで3分)】
・想定する相手:【誰に届けたいかを入力(例: 40代の共働き世帯)】
・雰囲気や避けたい表現:【希望のトーンや避けたい言葉を入力(例: 親しみやすく。「激安」は避けたい)】

■条件
・候補は、名前とキャッチコピーのそれぞれ8案前後とし、「候補」と「狙い(一言)」を表または箇条書きで示してください。どちらか一方だけを求められた場合は、その一方だけにしてください。
・実在の商標や既存の有名なフレーズに似せないよう注意してください。似ていそうな案には〔要確認〕と付けてください。
・最後に、使う前に商標や類似の表現を確認するよう一言添えてください。
・〔要確認〕を付けた箇所があれば、最後に「〔要確認〕の箇所は、ご自身で確かめてください」と一言添えてください。
・【】のまま残っている項目があれば、先にその内容を質問してください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● 何を考えたいか: 名前とキャッチコピーの両方
  • ● 対象: 冷凍の手作り惣菜セット
  • ● 伝えたい特徴: 国産野菜を使用、温めるだけで3分
  • ● 想定する相手: 40代の共働き世帯
  • ● 雰囲気や避けたい表現: やさしく親しみやすい。「激安」は避けたい

3. 仕事の悩み相談

仕事で行き詰まり、誰に相談するか迷うときの指示文です。原因の整理と、すぐできる対策、時間をかけて取り組む対策が示されます。

すぐ使えるプロンプト

あなたは中小企業の職場の課題に詳しい、経験豊富な相談役です。

■目的
下記の仕事の悩みについて、考えられる原因を整理し、すぐできる対策と、時間をかけて取り組む対策に分けて提案してください。必要であれば、先に確認の質問をしてください。

■入力情報
・悩み:【困っていることを入力(個人名は入れず、立場で書く。例: 後輩への指示がうまく伝わらない)】
・状況:【職種、会社の規模、関わる人数などを入力(例: 従業員15名の会社の営業職)】
・これまで試したこと:【試したことと結果を入力(なければ「特になし」)】

■条件
・情報が足りず、原因の整理や提案が難しい場合は、最大3つまでの確認の質問を先にしてください。
・原因は、考えられるものを3つ前後に整理し、断定せず可能性として示してください。
・対策は「すぐできること(今日から1週間)」と「時間をかけて取り組むこと」に分け、それぞれ2〜3つを箇条書きで示してください。
・相手を責めるような表現は避け、実行しやすいものから順に並べてください。
・【】のまま残っている項目があれば、先にその内容を質問してください。

【】には、たとえば次のように入れます。悩みは、個人名を入れず立場で書いてください。

  • ● 悩み: 後輩に仕事を任せたいが、確認の連絡が多くて自分の作業が進まない
  • ● 状況: 従業員15名の会社の営業職
  • ● これまで試したこと: 口頭で毎回その場で答えていた。マニュアルはまだない

調べる

調べものに使う指示文を3本紹介します。このうち2本は、Webを調べる機能や、登録した社内資料を探して答える機能と組み合わせて使う指示文です。それぞれの機能は、最後の章で触れます。

4. Web調査レポート

あるテーマの動向を調べて、社内で共有するレポートにしたいときの指示文です。調査結果には情報源の番号がつき、URLの一覧も出ます。

この指示文は、Web検索を組み合わせて調べる機能(AIアシスタント)に向いています。

すぐ使えるプロンプト

あなたは、企業の情報収集に慣れたリサーチ担当者です。

■目的
下記のテーマについてWebで調べ、用途に合わせたレポートをチャット上の文章でまとめてください。

■入力情報
・調査テーマ:【調査テーマを入力(例: 飲食店でのキャッシュレス決済の導入動向)】
・調べたい観点:【調べたい観点を入力(例: 導入が進んでいる方法、費用の考え方、事例)】
・レポートの用途:【レポートの用途を入力(例: 社内の経営会議で共有する)】

■条件
・Word等のファイルは作らず、チャット上の文章で出力してください。
・構成は「結論(3行以内)」「観点ごとの調査結果」「情報源一覧」の順にし、全体で1500字程度、見出しと箇条書きを使ってください。
・調査結果の各項目には、情報源の番号([1]、[2]など)を付け、情報源一覧に番号ごとのURLを書いてください。
・出典が確認できない内容は事実として書かず、「確認できませんでした」と書いてください。
・公的機関や調査会社の情報を優先し、事業者の紹介記事などは、そうと分かるように書いてください。
・末尾に、調査日時点の情報であることを明記してください。調査日が分からない場合は、推測せず「調査日は不明」と書いてください。
・【】のまま残っている項目があれば、先にその内容を質問してください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● 調査テーマ: 飲食店でのキャッシュレス決済の導入動向
  • ● 調べたい観点: 導入が進んでいる決済方法、費用の考え方、事例
  • ● レポートの用途: 社内の経営会議で共有する

5. 社内規程・マニュアルへの質問

休暇や手続きなど、社内のルールを調べたいときの指示文です。登録された社内資料に書かれた内容だけを根拠に、資料名と条の番号をつけて答えます。

この指示文は、登録した社内資料を探して答える機能(RAG検索)に向いています。

すぐ使えるプロンプト

あなたは、社内規程やマニュアルに詳しい総務担当者です。

■目的
登録されている社内資料の内容をもとに、下記の質問に答えてください。

■入力情報
・質問:【知りたいことを入力(例: 子どもが病気のときの休暇は、年に何日取れますか)】
・質問の背景:【あなたの立場や状況を入力(例: 入社2年目の正社員です)】

■条件
・登録されている社内資料に書かれている内容だけを根拠に、答えてください。
・「結論」「根拠」「手続きや注意点」の順に、箇条書きで簡潔に答えてください。
・回答の根拠にした資料名を、条や項目の番号とあわせて併記してください。
・該当する資料や記載が見つからないときは、推測で答えず、その旨を伝えて、確認先として社内の担当部署を案内してください。
・【】のまま残っている項目があれば、先にその内容を質問してください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● 質問: 子どもが病気のときに休める休暇は、年に何日取れますか。申請の手続きも教えてください。
  • ● 質問の背景: 入社2年目の正社員で、小学1年生の子どもがいます。

6. 専門用語・制度のやさしい解説

仕事で出てきた分からない言葉や制度を、自分の立場に合わせて知りたいときに便利です。たとえ話と、仕事での具体例がつきます。

すぐ使えるプロンプト

あなたは、初心者向けの説明が得意なビジネス講師です。

■目的
下記の言葉や制度を、専門知識のない人にも分かるように説明してください。

■入力情報
・分からない言葉:【言葉や制度の名前を入力(例: インボイス制度)】
・自分の立場や業種:【あなたの立場や業種を入力(例: 従業員10名の工務店の事務担当)】

■条件
・「ひとことで言うと」「くわしい説明」「たとえ話」「仕事での具体例」の順に、全体で600字程度で書いてください。
・たとえ話は1つ、仕事での具体例は1つ入れ、私の立場や業種に合わせてください。
・専門用語はできるだけ使わず、使うときはかっこで意味を添えてください。
・法令や制度の内容は変わることがあるため、最新の内容は公的機関の情報で確認するよう、一言添えてください。
・【】のまま残っている項目があれば、先にその内容を質問してください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● 分からない言葉: インボイス制度
  • ● 自分の立場や業種: 従業員10名の工務店で、経理を兼ねている事務担当です

表・資料にする

この章の4本のうち、8と9は、PowerPointの資料やExcelのレポートを自動で作る機能(資料作成)に向いた指示文です。7と10は、通常のチャットでも使えます。

7. メモを表に整理

走り書きのメモを、担当者や期限の入った表に整えたいときの指示文です。社外の方の個人名は、伏せ字や架空の名前にしてください。

すぐ使えるプロンプト

あなたは情報整理と表づくりに慣れた事務アシスタントです。

■目的
下のメモや箇条書きを、指定した列の見やすい表に整理してください。

■入力情報
・メモや箇条書き:【整理したいメモを貼り付けて入力】
・表の列(見出し):【表の列の名前を並べて入力(例: 日付、取引先、内容、担当者、期限)】
・並び順:【並べたい順を入力(例: 期限が近い順。特になければ「メモの順」)】

■条件
・表の形で出力してください。1つの項目を1行にしてください。
・メモに書かれていない情報は補わず、該当する内容がない欄は「-」にしてください。
・「来週水曜」のように基準の日が分からない日付は、書かれたまま入れて〔要確認〕と付け、並び替えの基準にできない行は表の最後に置いてください。
・指定した列に当てはまらない情報は、削らずに、近い列に入れるか、表のあとに書いてください。
・読み取りに迷う箇所や、複数の解釈ができる箇所には〔要確認〕と付けてください。
・表のあとに、気づいた点があれば1〜2行で添えてください。
・〔要確認〕を付けた箇所があれば、最後に「〔要確認〕の箇所は、ご自身で確かめてください」と一言添えてください。
・【】のまま残っている項目があれば、先にその内容を質問してください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● メモや箇条書き: 「4/10 A社 見積書の再提出 来週水曜まで」のような、取引先ごとのメモを貼ります
  • ● 表の列: 日付、取引先、内容、担当者、期限
  • ● 並び順: 期限が近い順

8. 売上データのExcelレポート

売上データを集計して、グラフや合計行のついたExcelレポートにしたいときに向いています。

資料作成の機能で使う指示文です。【】はすべて書き換えてから使いましょう。取引先名などは、伏せ字にしてください。

すぐ使えるプロンプト

あなたは売上データの集計とExcelレポート作成に慣れた営業事務の担当者です。

■目的
下の売上データをもとに、指定した切り口で集計したExcelレポートを作成してください。

■入力情報
・売上データ:【売上データを貼り付けて入力(例: 月、商品、数量、売上金額の表。1行目は見出し)】
・集計の切り口:【集計の切り口を入力(例: 月別と商品別の売上合計)】
・グラフの希望:【グラフの種類と内容を入力(例: 月別の売上推移を折れ線グラフ。不要なら「不要」)】
・合計行の希望:【合計行の有無を入力(例: 一番下に合計行を入れる)】

■条件
・貼り付けた売上データだけを使い、サンプルデータや架空の数字は使わないでください。
・合計行を入れる場合は、Excelの関数で集計してください。
・集計は、行と列を組み替えた1つの表(例: 行を月、列を商品)にまとめてください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● 売上データ: 月、商品、数量、売上金額の表を貼ります。1行目は見出しにします
  • ● 集計の切り口: 月別と商品別の売上合計
  • ● グラフの希望: 月別の売上推移を折れ線グラフにする
  • ● 合計行の希望: 一番下に合計行を入れる

9. 提案書スライドの作成

取引先への提案スライドのたたき台を作りたいときの指示文です。課題の整理から自社の強み、提案内容を経て、結論まで順に作られます。

資料作成の機能で使う指示文です。【】が残ったままだと、その部分は〔要確認〕としてスライドに入ります。

すぐ使えるプロンプト

あなたは中小企業向けの提案書づくりに慣れた営業企画の担当者です。

■目的
下の内容をもとに、提案先に向けたPowerPointのスライドを作成してください。

■入力情報
・提案先:【提案先の業種と相手の役職を入力(例: 地域の食品卸売会社の経営層)】
・提案先の課題:【提案先が抱えている課題を入力】
・自社の強み:【自社の強みや得意分野を入力】
・提案内容と結論:【提案する内容と結論を入力(例: まず1部署で試し、効果を見て全社に広げたい)】
・スライドの枚数:【スライドの枚数を入力(表紙と裏表紙を含む。例: 6枚)】

■条件
・課題の整理、自社の強み、提案内容、結論の流れにしてください。
・各スライドは、短い箇条書きを中心にし、文字を詰め込みすぎないでください。
・入力にない実績、数字、事例は作らず、必要な箇所は〔要確認〕と付けてください。
・【】のまま残っている項目があっても、質問はせず、その部分には〔要確認〕と入れてください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● 提案先: 地域の食品卸売会社の経営層
  • ● 提案先の課題: 受発注を電話とFAXで行っており、転記の手間が多い
  • ● 自社の強み: 中小企業向けの受発注システムの導入支援が得意
  • ● 提案内容と結論: まず1部署で電子化を試し、効果を見てから全社に広げたい
  • ● スライドの枚数: 6枚

10. 業務手順書のたたき台

引き継ぎや新人教育のために、作業の手順書の骨子がほしいときの指示文です。番号つきの手順と、手順ごとの注意点が出ます。

すぐ使えるプロンプト

あなたは業務マニュアルの作成に慣れた業務改善の担当者です。

■目的
下の作業内容をもとに、現場で使える業務手順書のたたき台(骨子)を作成してください。

■入力情報
・作業名:【作業名を入力(例: 月末の請求書の発行と発送)】
・作業の目的と場面:【何のために、どんな場面で行う作業かを入力】
・わかっている流れやルール:【わかっている手順や決まりごとを入力(うろ覚えでも可)】
・読む人:【手順書を読む人を入力(例: 入社1か月の新入社員)】

■条件
・最初に、作業の目的と、事前に用意するものを短く書いてください。
・手順は番号つきで並べ、各手順に「注意点」を1〜2行で添えてください。
・社内の決まりや使うシステムなど、担当者が現場で確認すべき箇所には〔要確認〕と付けてください。
・入力にない社内ルールは作らず、一般的な進め方で補った箇所は、その旨がわかるようにしてください。
・〔要確認〕を付けた箇所があれば、最後に「〔要確認〕の箇所は、ご自身で確かめてください」と一言添えてください。
・【】のまま残っている項目があれば、先にその内容を質問してください。

【】には、たとえば次のように入れます。

  • ● 作業名: 月末の請求書の発行と発送
  • ● 作業の目的と場面: 毎月末に、請求書を発行して郵送する
  • ● わかっている流れやルール: 販売管理システムで請求データを出力し、内容を確認してから印刷する
  • ● 読む人: 入社1か月の新入社員

使うときの3つの注意

雛形は、簡単に細かい指示をAIに出せて非常に便利ですが、だからこそ気を抜いてはいけません。次の3つの点に気をつけて利用するようにしてください。

1つ目は、機密情報や個人情報を入力しないことです。顧客データや未公開の業績、氏名、住所、電話番号などは、架空の情報や伏せ字に置き換えてから入れましょう。

2つ目は、送る前に必ず読み直すことです。「入力した情報に間違いがないか？」、「入力してはいけない情報が混ざっていないか？」などを、自分で確かめて書き直しましょう。

3つ目は、AIが出した内容が正しいかどうかのチェックをすることです。特に数字、日付、固有名詞は注意して確認するようにしましょう。

雛形を全社員で使うなら「カチミルス」

雛形を会社で使うとなると、毎回どこかからコピーする手間がかかります。人によって使う雛形が異なる、という問題も起こりがちです。

そこで役立つのが、中小企業向けの生成AI基盤「カチミルス」です。主な機能は次のとおりです。

  • ・ プロンプトテンプレート：この記事のような雛形を、会社共通のプロンプトテンプレートとして登録し、全社員で共有できます
  • ・ RAG機能：登録した社内資料に質問できるRAG検索が使えます
  • ・ AIアシスタント機能：Web検索を組み合わせて調べものを進めるAIアシスタントが使えます
  • ・ NGワード機能：NGワードに登録した語は、AIの入出力で自動的に安全な伏せ字に置き換わります
  • ・ 学習禁止：入力したデータが、生成AIの再学習に利用されません。

AIを安全に使いこなして、会社全体の業務効率化を達成したい、という方は、ぜひお気軽にご相談ください。